Buchungen und Versand

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du postalische Bestellungen für Tickets und Merchandise in vibe verwaltest und die passende Versand-Option einrichtest.

1. Versand-Option aufrufen

• Navigiere im Menü zu Modulen und wähle den Tab Versand.

• Es wird eine Übersicht all Deiner offenen, zu versendenden Ticketbestellungen angezeigt.
• Du kannst den Tab zwischen Buchungen und Druckaufträgen wechseln.

2. Druckaufträge aufrufen

• Wechsle den Tab zu Druckaufträge.
• Filtere den Zeitraum, in dem Du suchen möchtest.
• Dir werden die Auftragsnummer, Informationen zum Druckauftrag und die Anzahl der gedruckten Tickets angezeigt.
• Unter Aktionen kannst Du auf das Lupen-Icon🔍 klicken.

3. Druckaufträge bearbeiten

Übersicht:

• Du kannst über Empfänger exportieren Dir eine Excel-Liste mit den Details zum Empfänger ausgeben lassen.
• Hier kannst Du einsehen, wann der Druckauftrag von wem erstellt wurde, und eine Notiz zum Druckauftrag hinterlassen.
• Darunter befindet sich eine Übersicht mit Bestellnummer, Buchungsdatum, Kunde, Lieferadresse, Tickets, Versandart, Status und Aktionen.
• Unter dem blauen Lupensymbol 🔍 kannst Du dann den Druckauftrag für das einzelne Ticket bearbeiten.

• Über den Schieberegler bei Titelseiteneinrichtung kannst Du festlegen, ob die Titelseiteneinrichtung links oder im DTM-Style positioniert sein soll.
• Du kannst anschließend ein Deckblatt generieren, den Drucktyp ändern, den Lieferschein drucken und den Druckauftrag als gedruckt markieren.

Ticketvorschau:

• Hier kannst Du Dir alle Tickets in einer Vorschau anzeigen lassen.
• Du kannst über den Schieberegler ein Deckblatt generieren lassen, nach Events filtern, den Drucktyp anklicken und die Datei öffnen und den Druckauftrag als gedruckt markieren.
• Über den Schieberegler bei Titelseiteneinrichtung kannst Du festlegen, ob die Titelseiteneinrichtung links oder im DTM-Style positioniert sein soll.

Lieferscheinvorschau:

• Bei der Lieferscheinvorschau werden Dir alle Lieferscheine als Vorschau angezeigt.
• Über den Button Lieferschein drucken kannst Du Dir die Lieferscheine ausdrucken lassen.

4. Buchungen

💡 HINWEIS: Eine Bestellung umfasst den gesamten Kaufvorgang des Kunden, die Buchung erfasst und sichert die einzelnen Posten systemisch sowie buchhalterisch, und der Packauftrag ist die konkrete Arbeitsanweisung für das Lager, um physische Artikel für den Versand vorzubereiten.

• Unter Buchungen kannst Du eine Übersicht all Deiner Bestellungen mit Postversand sehen.
• Nutze die Filter-Funktion oder gib in das Suchfeld die Bestellung ein, um die gewünschte Buchung zu finden.
• Du kannst im Suchfeld nach der Bestellnummer, dem Namen oder dem Druckauftrag suchen.
• Über den Filter kannst Du nach Status, Events, Artikeltyp, Versandart und Zeitraum filtern.

• Du kannst bei der Buchung die Bestellnummer, das Buchungsdatum, den Kundennamen, die Lieferadresse, die Artikelanzahl, den Druckauftrag, die Versandart und den Status auf einen Blick sehen.

Status-Erklärungen:

• Offen: Bestellung ist eingegangen und wird noch nicht bearbeitet. Die Bearbeitung wird durch Bestellschein drucken gestartet.
• Zur Kontrolle: Die Bestellung ist in Bearbeitung und muss auf Vollständigkeit überprüft werden, bevor der Lieferschein gedruckt werden kann.
• Kontrolliert: Die Bestellung wurde geprüft und freigegeben. Der Lieferschein kann gedruckt werden. Die Informationen zur Sendungsverfolgung müssen unter Versand abschließen eingegeben werden
• Versendet: Die Bestellung wurde versendet. Eine Bestätigungsmail wurde an den Kunden geschickt.
• Teillieferung kontrolliert: Artikel einer Bestellung sind nicht alle vorrätig, es soll aber bereits eine erste Lieferung mit den vorhandenen Artikeln erfolgen. Dieser Teil der Bestellung wurde kontrolliert.
• Teillieferung versendet: Artikel einer Bestellung sind nicht alle vorrätig, der erste Teil der Bestellung wurde bereits in einer Teillieferung versendet.
• Ausstehend: Artikel einer Bestellung sind nicht alle vorrätig und es soll nur eine Lieferung erfolgen. Die vorhandenen Artikel wurden kontrolliert und es wird auf den Rest der Bestellung gewartet.
• Wird gedruckt: Die Tickets werden gedruckt.

• Klicke auf das blaue Symbol bei Artikel, um Dir Details anzeigen zu lassen.
• In der Schnellansicht kannst Du sehen, für welches Event, welche Tickets und welche Kategorie gebucht wurde.

💡 HINWEIS: Das blaue Symbol ist eine Funktion, die Dir bereits aus dem Sales bekannt ist.

• Über das Kästchen vor der Bestellnummer kannst Du mehrere Buchungen auswählen.
• Klicke anschließend auf Druckauftrag erstellen um die Tickets zu drucken oder erstelle einen Packauftrag für Merchandise Artikel über Bestellschein drucken.
• Unter Druckaufträge kannst Du dann den gewünschten Auftrag bearbeiten.

• Du kannst, sobald der Druckauftrag erstellt ist, in der Buchungsübersicht den Button Bestellschein drucken auswählen.
• Anschließend wird eine PDF‑Datei mit der Packliste/Packschein und den Bestelldetails erstellt.

💡HINWEIS: Das gilt nur für Produkte, die über den Paketversand verschickt werden.

• Sobald die Bestellung in Bearbeitung ist, erscheint der Kontrolle starten Button und der Status ändert sich.
• Klicke auf Kontrolle starten, um zu checken, ob Deine Bestellung vollständig ist.

• Bei der Kontrolle siehst Du die Artikel der Bestellung und kannst abhaken, welche bereits verpackt wurden.
• Klicke anschließend auf Kontrolle abschließen.

💡 HINWEIS: Erst wenn der Druckauftrag der Tickets abgeschlossen ist, kann der Packauftrag abgeschlossen werden

• Es öffnen sich die Versandinformationen.
• Wähle aus, ob es sich um eine Teillieferung oder eine vollständige Lieferung handelt.
• Teillieferung: Die verfügbaren Artikel werden sofort versendet und die fehlenden Artikel erfolgen in einer zweiten Lieferung.
• Vollständige Lieferung: Alle Artikel werden zusammen versendet, sobald die fehlenden Artikel vorrätig sind.

• Sobald die fehlenden Artikel wieder vorrätig sind, kannst Du diesen Prozess erneut aufgreifen.

• Die Statusanzeige zeigt Dir an, dass die Tickets gedruckt und die Artikel verpackt sind.
• Klicke auf Lieferschein drucken, um Deiner Bestellung den Lieferschein beizulegen und den Versandabschluss vorzubereiten.

💡HINWEIS: Parallel kannst Du auch unter Management > Verkäufe > Aktionen > Stift-Symbol✏️ den Buchungsprozess nachvollziehen.